2017-06-21
中冠動(dòng)態(tài)構(gòu)建采購(gòu)成本控制體系的意義
采購(gòu)是企業(yè)資金流出的主要部分，其成本是企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)工作所發(fā)生的各種相關(guān)費(fèi)用,它包括資金占用成本、物流或運(yùn)輸成本、管理成本以及庫(kù)存維持成本和因采購(gòu)不及時(shí)帶來(lái)的缺貸成本。雖然不同企業(yè)的產(chǎn)品成本構(gòu)成差異較大,但采購(gòu)成本都占較大的比重,大約25%~85%企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)諸要素進(jìn)行科學(xué)規(guī)范和有效管理,在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下,找出并減少不必要的成本成分,構(gòu)建采購(gòu)成本控制體系,通過(guò)確定最優(yōu)“性價(jià)比”進(jìn)行采購(gòu)決策,實(shí)現(xiàn)減少采購(gòu)支出、提高采購(gòu)效率、擴(kuò)展利潤(rùn)空間、提升經(jīng)濟(jì)效益的目的。
構(gòu)建采購(gòu)成本控制約束體系 規(guī)范采購(gòu)行為
在保證無(wú)計(jì)劃不允許采購(gòu)的前提下，以“完整、準(zhǔn)確、及時(shí)”為原則，參照生產(chǎn)計(jì)劃、原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、消耗定額及其它內(nèi)部資源制定采購(gòu)計(jì)劃，充分發(fā)揮計(jì)劃的指導(dǎo)作用。
以質(zhì)量和效益為中心、堅(jiān)持比質(zhì)量、比價(jià)格、比服務(wù)、比資信等“四比”，盡量進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)，實(shí)行公開(kāi)、公平、公正的三公原則，貨比多家，做到廠家參與機(jī)會(huì)平等、競(jìng)爭(zhēng)有序。
建立合同簽訂標(biāo)準(zhǔn)和審批程序，確定合同審查機(jī)制，避免合同欺詐。對(duì)合同執(zhí)行的時(shí)間、成本、質(zhì)量情況進(jìn)行追蹤管理，對(duì)合同變更和變化進(jìn)行有效控制。及時(shí)總結(jié)合同完成后的執(zhí)行效率和供貨商的總體表現(xiàn)，為以后的采購(gòu)決策提供依據(jù)。
建立到貨驗(yàn)收制度，凡是采購(gòu)的物資必須經(jīng)檢驗(yàn)和驗(yàn)收合格后,方可投入生產(chǎn)。物資驗(yàn)收?qǐng)?jiān)持質(zhì)量?jī)?yōu)先和“責(zé)任追究下移”、“連帶責(zé)任上推”原則,保證每一級(jí)人員能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格把關(guān),杜絕由于物資采購(gòu)質(zhì)量引發(fā)生產(chǎn)事故的產(chǎn)生。
建立資金與核算辦法。加強(qiáng)資金管理,合理分配資金用途,防止有限資金被分散,提高資金利用率。嚴(yán)格成本項(xiàng)目核算,進(jìn)行獎(jiǎng)懲控制,形成動(dòng)力機(jī)制。在保證效益最大化總目標(biāo)的前提下,做到采購(gòu)計(jì)劃與財(cái)務(wù)計(jì)劃的統(tǒng)一,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)采購(gòu)的有效監(jiān)管。
完善采購(gòu)組織建設(shè) 構(gòu)建采購(gòu)成本控制的組織保障體系
1、加強(qiáng)生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)管、采購(gòu)等部門的聯(lián)系，建立采購(gòu)需求的聯(lián)動(dòng)機(jī)制
加強(qiáng)生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)管、采購(gòu)等部門的聯(lián)系，建立采購(gòu)需求的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。生產(chǎn)計(jì)劃是編制物資采購(gòu)計(jì)劃的重要依據(jù),因此生產(chǎn)部門要緊緊圍繞生產(chǎn)運(yùn)作計(jì)劃對(duì)生產(chǎn)諸要素進(jìn)行反復(fù)綜合平衡,從時(shí)間和空間上安排與需求有關(guān)的品種、數(shù)量、速度、時(shí)間、庫(kù)存水平等指標(biāo)。
倉(cāng)管部門要積極協(xié)調(diào)存儲(chǔ)與采購(gòu)的矛盾關(guān)系，確保合理庫(kù)存水平，全面核算倉(cāng)儲(chǔ)成本，有效規(guī)避缺貸損失，為經(jīng)濟(jì)批量的確立提供科學(xué)依據(jù)。
財(cái)務(wù)決策部門通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)金流分析確定企業(yè)的健康程度，規(guī)定財(cái)務(wù)計(jì)劃，在充分考慮資金的時(shí)間價(jià)值兼顧風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)酬基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃設(shè)定一個(gè)資金預(yù)算目標(biāo)，并力求二者高度統(tǒng)一。
采購(gòu)部門將企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、合理的庫(kù)存水平、資金的現(xiàn)金流量配合有效結(jié)合起來(lái)，通過(guò)綜合分析制定出采購(gòu)計(jì)劃和經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量，實(shí)施采購(gòu)。
2、在采購(gòu)部門內(nèi)部建立有分工有合作、既能緊密銜接、又能相互制約的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制
在采購(gòu)部門內(nèi)部建立有分工有合作、既能緊密銜接、又能相互制約的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制。
嚴(yán)格崗位責(zé)任制、明確工作職責(zé)和任務(wù)，通過(guò)落實(shí)采購(gòu)人員月度績(jī)效評(píng)估制度，有效激勵(lì)采購(gòu)人員的工作積極性，實(shí)現(xiàn)責(zé)、權(quán)、利完美的統(tǒng)一。
將采購(gòu)、驗(yàn)收、結(jié)算等職能劃分不同部門執(zhí)行，建立決策層、管理層、現(xiàn)場(chǎng)層梯級(jí)樹(shù)狀管理模式，形成層層相連、上下銜接、左右協(xié)調(diào)管理體系。
建立由采購(gòu)員、業(yè)務(wù)經(jīng)理、中心領(lǐng)導(dǎo)組成的集體討論決策制，實(shí)現(xiàn)隱蔽的權(quán)力公開(kāi)化、集中的權(quán)力分散化，確保物資采購(gòu)相互制約、相互監(jiān)督，公開(kāi)、透明。
3、建立采購(gòu)工作監(jiān)督、評(píng)價(jià)與服務(wù)機(jī)制
在采購(gòu)部門外部組建由使用單位、財(cái)務(wù)、法律、審計(jì)監(jiān)察部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組成的采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)采購(gòu)方式、采購(gòu)過(guò)程、采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督，檢查采購(gòu)部門對(duì)有關(guān)采購(gòu)的政策、規(guī)章制度和法律法規(guī)執(zhí)行情況，查處違法違規(guī)活動(dòng)，評(píng)價(jià)采購(gòu)工作并提出改進(jìn)意見(jiàn)，不斷加強(qiáng)監(jiān)督部門對(duì)被監(jiān)督部門的服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)的采購(gòu)管理工作更加順暢。
合理選擇采購(gòu)方式 構(gòu)建采購(gòu)成本控制的運(yùn)行體系
采購(gòu)方式是企業(yè)獲取物資、工程、服務(wù)的途徑、形式與方法，它決定企業(yè)能否有效地組織、控制物品資源、以保證正常生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)以及較大利潤(rùn)空間的實(shí)現(xiàn)。那種拘泥于定點(diǎn)采購(gòu)、或迫于人情采購(gòu)、或流于隨機(jī)采構(gòu)、委托采購(gòu)等做法在今天已不適應(yīng)，企業(yè)必須改變其采購(gòu)方式。
現(xiàn)代化采購(gòu)方式是指主要依靠現(xiàn)代化科學(xué)成果來(lái)完成采購(gòu)過(guò)程的一種采購(gòu)方式，解決了傳統(tǒng)采購(gòu)方式下難以克服的時(shí)間和空間問(wèn)題，使采購(gòu)活動(dòng)更加方便、快捷，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。可以采用MRP采購(gòu)、零庫(kù)存超市采購(gòu)、長(zhǎng)約采購(gòu)、承包采購(gòu)、JIT采購(gòu)、供應(yīng)鏈采購(gòu)、電子商務(wù)采購(gòu)等形式。
a、MRP采購(gòu)
根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單、產(chǎn)品及零部件庫(kù)存量,計(jì)算出所有零部件、原材料的生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃,然后按計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)。該種采購(gòu)方式計(jì)劃細(xì)致、嚴(yán)格,市場(chǎng)響應(yīng)靈敏、采購(gòu)效率高。
b、零庫(kù)存超市采購(gòu)
對(duì)于中大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以將通用物資與供應(yīng)商簽訂零庫(kù)存協(xié)議，實(shí)行保產(chǎn)保供，供應(yīng)商將貨物集中擺放在倉(cāng)庫(kù)中，由使用單位自行選擇所需產(chǎn)品。結(jié)果就是不長(zhǎng)期占用企業(yè)采購(gòu)資金，減少采購(gòu)周期，價(jià)格透明，增加供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)，避免一家獨(dú)大。
c、長(zhǎng)約采購(gòu)
與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)約，實(shí)行保產(chǎn)保供，減少采購(gòu)周期，讓供應(yīng)商及時(shí)送貨。由于是長(zhǎng)約，保證了供應(yīng)商一定的供貨量，所以價(jià)格上更加優(yōu)惠。
d、承包采購(gòu)
對(duì)某些特定的物資，不依據(jù)單一品種數(shù)量單價(jià)進(jìn)行采購(gòu)，該生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，相關(guān)產(chǎn)品整體承包給供應(yīng)商，依據(jù)企業(yè)的產(chǎn)量進(jìn)行整體定價(jià)結(jié)算。
e、JIT采購(gòu)
滿足需求為依據(jù)的采購(gòu)方法,需方根據(jù)需要,對(duì)供應(yīng)商下達(dá)訂貨指令,供應(yīng)商在指定的時(shí)間、將指定商品按品種、數(shù)量要求送到指定的地點(diǎn)。該種采購(gòu)方式是一種直接面向需求的采購(gòu)模式,既做到了靈敏的響應(yīng)并滿足用戶需求,又使得用戶的庫(kù)存量最小。
f、供應(yīng)鏈采購(gòu)
是一種供應(yīng)鏈機(jī)制下的采購(gòu)模式,采購(gòu)不再僅是采購(gòu)者操作,供應(yīng)商的力量在加大,形成了所謂的供應(yīng)商管理用戶庫(kù)存(VMI)。這種方法既能保證滿足用戶要求,又能使物資庫(kù)存量最小、浪費(fèi)最小。
g、電子商務(wù)即網(wǎng)上采購(gòu)
當(dāng)孩子獲得成功，體驗(yàn)到快樂(lè)時(shí)，大腦里會(huì)釋放出“腦內(nèi)嗎啡”，這種化學(xué)物質(zhì)會(huì)驅(qū)使孩子很想重復(fù)這一經(jīng)驗(yàn)。對(duì)孩子而言，每一次成功，都是一次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，而這樣一次次的成功體驗(yàn)，會(huì)讓孩子信心十足，動(dòng)力十足，自覺(jué)向下一個(gè)更高的目標(biāo)邁進(jìn)。
推廣采購(gòu)環(huán)節(jié)中招標(biāo)體系
招標(biāo)，特別是公開(kāi)招標(biāo)，可以增加采購(gòu)方式的透明度，對(duì)供應(yīng)商公開(kāi)采購(gòu)信息、為供應(yīng)商投標(biāo)報(bào)價(jià)創(chuàng)造公平的環(huán)境、招標(biāo)結(jié)果公正，價(jià)格更加透明；由于是面向市場(chǎng)公開(kāi)招標(biāo)，會(huì)不斷的引入新的供應(yīng)商進(jìn)來(lái)，增加了供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，有效的防止了供應(yīng)商一家獨(dú)大的狀況。
招標(biāo)過(guò)程中經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的評(píng)標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商審核更加嚴(yán)格，對(duì)其質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、技術(shù)力量、科研水平、應(yīng)變能力等全面評(píng)比，直接淘汰投標(biāo)報(bào)價(jià)中符合要求的廠商。
MRP采購(gòu)、零庫(kù)存采購(gòu)、長(zhǎng)約采購(gòu)、承包采購(gòu)、供應(yīng)鏈采購(gòu)等形式皆可以先進(jìn)行招標(biāo)，再簽訂相關(guān)合約。
與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系構(gòu)建采購(gòu)成本控制的風(fēng)險(xiǎn)防范體系
實(shí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入制度,制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和程序,明確科學(xué)規(guī)范的評(píng)審項(xiàng)目,審查供應(yīng)商資質(zhì)和合法有效證件,了解掌握供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、技術(shù)力量、科研水平、應(yīng)變能力等指標(biāo),并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行有目的談判,允許合格供應(yīng)商準(zhǔn)入并建立相應(yīng)的信息檔案,淘汰不合格供應(yīng)商。
加強(qiáng)供應(yīng)商績(jī)效考核的組織領(lǐng)導(dǎo)完善制度建設(shè)。為避免個(gè)人權(quán)力太大、主觀成分過(guò)多等消極因素影響,成立供應(yīng)商績(jī)效考核小組,建立供應(yīng)商績(jī)效管理制度,科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行供應(yīng)商績(jī)效考核。
建立供應(yīng)商綜合評(píng)估體系,從品質(zhì)、價(jià)格、服務(wù)、成本降低情況、交貨周期、反饋與溝通、履行合同的承諾與能力等多方面進(jìn)行綜合打分,按得分高低評(píng)定ABC等級(jí),實(shí)行末位淘汰機(jī)制,并將結(jié)果反饋給供應(yīng)商,督促供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn)。進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,實(shí)現(xiàn)最佳采購(gòu)環(huán)境。
與優(yōu)秀供應(yīng)商建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作關(guān)系,通過(guò)實(shí)施價(jià)格折扣、柔性合同、商譽(yù)激勵(lì)、信息激勵(lì)、淘汰激勵(lì)等鼓勵(lì)政策,促進(jìn)供應(yīng)商提高供應(yīng)的連續(xù)性、改進(jìn)供貨質(zhì)量、提升業(yè)績(jī),達(dá)到“雙贏”共生的目的。
樹(shù)立成本價(jià)值管理戰(zhàn)略的理念，指導(dǎo)采購(gòu)成本控制
理性分析企業(yè)、供應(yīng)商優(yōu)勢(shì)和和劣勢(shì)，制定在采購(gòu)策略。通過(guò)分析，找到努力的方向,在競(jìng)爭(zhēng)中保持先機(jī)。 估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本，真正做到對(duì)物資采購(gòu)成本的全面控制。通過(guò)參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問(wèn)以獲得更多有用的數(shù)據(jù)。在估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的物資成本。
綜上所述，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的情況下，企業(yè)完善采購(gòu)成本控制及管理體系具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在企業(yè)具體的實(shí)際工作中，一方面，企業(yè)管理人員和廣大職工要從自己做起，樹(shù)立工的成本意識(shí)，充分發(fā)揮降低成本的主動(dòng)性，嚴(yán)格要求自己，盡職盡責(zé)、克己奉公。另一方面，通過(guò)完善的內(nèi)部控制制度和管理體系, 建立適合自身的財(cái)務(wù)制度和薪資制度。
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